Reflex Señalización Vial · Habeas data
Política de tratamiento de datos personales
Cuando usted nos escribe o nos pide una cotización, nos confía datos suyos. Esta página dice cuáles recogemos, para qué los usamos y cómo puede ejercer sus derechos sobre ellos.
1. Responsable del tratamiento
Reflex Señalización Vial SAS, NIT 900.013.692, con planta y domicilio en Palmira, Valle del Cauca, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que usted nos entrega a través de este sitio o de nuestra relación comercial.
Canales de atención al titular: correo pqr@reflex.co, teléfono +57 602 285 6456 y WhatsApp +57 301 323 1519.
2. Qué datos recogemos
Los que usted nos entrega en los formularios de contacto y cotización: nombre, empresa, correo electrónico, teléfono o WhatsApp y ciudad de entrega, junto con lo que usted escriba en su mensaje.
Los que genera la relación comercial si nos compra: datos de cotizaciones, pedidos, facturación, despacho y posventa.
Registros de cada visita a este sitio: la página que abre, el tipo de dispositivo y navegador, desde dónde llegó (por ejemplo, el buscador o el sitio que lo trajo), cuánto tarda en cargar la página y la dirección IP desde la que se conecta. La dirección IP la conservamos noventa (90) días y un proceso automático la borra al vencerse ese plazo. De ella derivamos el país, el tipo de red y la organización a la que pertenece la conexión (una alcaldía, una universidad, un operador de telefonía); eso lo hacemos con una base pública de registros de redes cargada en nuestro propio sistema, sin enviar su dirección a ningún servicio de terceros. Esos datos derivados no lo identifican a usted y se conservan sin la dirección IP.
Datos de su recorrido en este sitio: qué páginas visita, qué escribe en nuestro buscador, qué opciones de producto consulta, qué fichas técnicas abre, si toca el botón de WhatsApp o el número de teléfono, hasta dónde baja en cada página y, si empieza a llenar un formulario y no lo envía, qué campos alcanzó a llenar (solo el nombre del campo, nunca lo que escribió en él). Estos datos se recogen con un identificador aleatorio de visita que vive en la pestaña de su navegador y se borra al cerrarla; no llevan su nombre y no permiten identificarlo. Si usted nos envía un formulario, o nos escribe por WhatsApp desde el botón del sitio, ese recorrido queda asociado a su solicitud para poder atenderla mejor. Para eso, el mensaje de WhatsApp que el sitio le deja escrito lleva al final un código de su visita, que usted ve antes de enviarlo y puede borrar si prefiere que no se asocie.
Las conversaciones que usted sostiene con nosotros por el WhatsApp de la empresa o por correo electrónico con ventas@reflex.co: los mensajes que nos envía y los que le respondemos, con sus archivos adjuntos, quedan guardados en nuestro sistema de gestión con una copia que no se puede alterar, como registro de la relación comercial.
3. Para qué los usamos
Responder sus solicitudes de contacto y preparar las cotizaciones que usted nos pide; gestionar la relación comercial: pedidos, entregas, facturación, garantías y servicio posventa; y cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias que aplican a esa relación.
Sus datos se almacenan en el sistema de gestión propio de Reflex, alojado en la nube de Microsoft Azure en la región de Brasil; las copias de seguridad que Microsoft mantiene de esa información se replican en Estados Unidos, bajo las cláusulas de protección de datos que Microsoft aplica a sus servicios. No los vendemos ni los cedemos para fines publicitarios de terceros; solo los compartimos cuando es necesario para cumplirle (por ejemplo, con la transportadora que lleva su pedido) o cuando una autoridad lo exige.
Los datos de navegación y los registros de visita los usamos para entender cómo se usa el sitio y mejorarlo: saber qué páginas sirven, qué está buscando la gente y no encuentra, en qué parte del proceso se complica pedir una cotización y desde qué regiones y qué tipo de organizaciones nos consultan; y para la seguridad del sitio, distinguir personas de robots y detectar abusos. Ese análisis lo hacemos con herramientas propias de Reflex; además usamos Google Analytics, de Google LLC, que procesa datos de navegación por nuestra cuenta y puede transferirlos fuera de Colombia bajo sus propias condiciones de servicio.
Las conversaciones de WhatsApp y de correo las conservamos para atender lo que usted nos pide, dar continuidad a la relación comercial y tener un registro fiel de lo acordado.
Cuando nos llega un mensaje por WhatsApp o por correo de alguien a quien todavía no estamos atendiendo, un servicio de inteligencia artificial lee su texto para proponernos de qué se trata (una solicitud de cotización, un pedido en curso, un proveedor, una hoja de vida) y a quién le corresponde atenderlo; esa propuesta la revisa y la decide una persona de Reflex. El servicio lo presta Anthropic PBC, en Estados Unidos, que procesa el texto por nuestra cuenta y, bajo sus condiciones para empresas, no lo usa para entrenar sus modelos.
5. Sus derechos como titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, usted tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; a solicitar prueba de la autorización otorgada; a ser informado sobre el uso que se les ha dado; a revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos; y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. Cómo ejercerlos
Escríbanos por cualquiera de los canales de la sección 1, indicando su nombre, el dato sobre el que consulta y qué necesita. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, contados desde que recibimos la solicitud completa, como lo ordenan los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
Los registros de visita solo se pueden asociar a una persona por la dirección IP. Si quiere saber qué guardamos de sus visitas o pedir que borremos la dirección IP antes de los noventa (90) días, indíquenos la dirección desde la que se conectó y las fechas aproximadas.
Si lo que quiere es que borremos sus datos, el procedimiento está paso a paso en cómo pedir la eliminación de sus datos.
7. Vigencia
Esta política rige desde agosto de 2026 y permanece vigente mientras Reflex Señalización Vial SAS trate datos personales. Se actualizó el 13 de septiembre de 2026, cuando el sitio empezó a medir cómo se usa; el 16 de septiembre de 2026, para declarar la dirección IP de cada visita y su plazo, las conversaciones de WhatsApp, las cookies y dónde se alojan los datos; el 28 de septiembre de 2026, para declarar los clics al botón de WhatsApp y al teléfono y el código de visita que lleva el mensaje de WhatsApp; y el 6 de octubre de 2026, para declarar los correos que guardamos y la clasificación de los mensajes con inteligencia artificial. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma página.
Cuánto tiempo conservamos cada dato: los de la relación comercial (cotizaciones, pedidos, facturación) y las conversaciones de WhatsApp y de correo se conservan mientras dure la relación y después por el tiempo que exigen las obligaciones contables, tributarias y legales; los datos de contacto de una solicitud que no se concretó, hasta por dos (2) años; la dirección IP de cada visita, noventa (90) días; y los datos de navegación, hasta por doce (12) meses en detalle, conservando después solo cifras agregadas que no lo identifican.
¿Tiene una duda sobre sus datos? Escríbanos y le contesta una persona de Reflex.